Rekisteriseloste / Apurahat

Tietosuoja

Kun hakija lähettää apurahahakemuksen Lastentautien tutkimussäätiölle hakija luovuttaa itseään koskevia tietoja, joista muodostuu henkilötietolaissa tarkoitettu rekisteri.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn.
Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot ja myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen edistymiseen ja loppuraportointiin liittyvät tiedot.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä mainittujen henkilötietojen antamista ja suostumusta tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn.
Muiden hakuprosessiin osallistuvien tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen henkilöiden omaan suostumukseen.

Rekisteriseloste

Lastentautien tutkimussäätiön apurahajärjestelmä

Lastentautien tutkimussäätiö sr soveltaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Seloste on päivitetty 25.2.2019.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Lastentautien tutkimussäätiö (y-tunnus 0201586-3)
Osoite: Pohjoinen Hesperiankatu 21 b 37, 00260 Helsinki
Puhelin: 050 5766 196
Sähköposti: lts@lastentautientutkimussaatio.fi

2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Nimi: Sari Jaulas
Osoite: Pohjoinen Hesperiankatu 21 b 37, 00260 Helsinki
Puhelin: 050 5766 196
Sähköposti: lts@lastentautientutkimussaatio.fi

3. REKISTERIN NIMI

Lastentautien tutkimussäätiön apurahajärjestelmä

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Kerättäviä henkilötietoja käytetään

  • hakemusten käsittelyyn, yhteydenpitoon ja apurahapäätösten tekemiseen
  • tutkimuksen ja hankkeen edistymisen seurantaan ja raportointiin
  • apurahojen maksatukseen, seurantaan ja viranomaisilmoitusten tekemiseen
  • sähköisen palvelun toiminnan ja seurannan kehittämiseen

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Henkilötietoja käsittelevät säätiön henkilökunta, hallituksen jäsenet, säätiön erikseen määrittelemät apurahalautakuntien jäsenet, teknistä tukea antavat henkilöt, kirjanpitäjä ja tilintarkastaja. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraportointiin liittyvät tiedot.

7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Apurahan hakijan ja saajan ja muiden apurahaprosessiin osallistuvien tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen henkilöiden omaan suostumukseen.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Myönnetyt apurahat julkaistaan säätiön internet-sivulla www.lastentautientutkimussaatio.fi, säätiön toimintakertomuksessa ja mediassa.
Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle Melalle.
Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen/avustusten myöntäjille.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Lastentautien tutkimussäätiön apurahajärjestelmärekisterissä olevat tiedot. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen: Lastentautien tutkimussäätiö, Itälahdenkatu 22 A, 00210 Helsinki.

11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti.

Apurahanhakija ja -saaja voi korjata virheelliset henkilö- ja yhteystietonsa itse kirjautumalla omilla tunnuksillaan säätiön apurahaohjelmaan.

12. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Sähköinen aineisto:

Säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin menetelmin. Yhteistyökumppanimme Datalink suojaa järjestelmän sähköisen toimivuuden.

Tiedot on tallennettu Datalinkin palvelimelle ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt käyttäjät. Tietojen käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason.

Apurahan hakijalla/saajalla on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana Datalinkin ylläpitämään sähköiseen apurahajärjestelmään.

Manuaalinen aineisto:

Manuaalien aineisto säilytetään lukitussa ja teknisesti valvotuissa tiloissa. Aineisto tuhotaan silppuamalla tai laittamalla tiedot tietoturvasäiliöön.

Aineiston säilytys:

Säätiö poistaa hakemukset, kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahamyöntöjen, tilastoinnin tai tutkimuksen kannalta viimeistään kuitenkin kuuden (6) vuoden kuluttua ellei ole tarvetta pidempiaikaiseen säilytykseen.

Maksatustiedot säilytetään tarpeellisen ajan huomioon ottaen viranomaisilmoitukset ja mahdolliset tilintarkastukset.

13. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin.